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As melhores ferramentas online para advogados

Nós advogados, trabalhando em departamentos jurídicos de empresas ou em nossos escritórios, temos a profissão mais conservadora do mundo. Gostamos de ser respeitados e, por isso, mantemos linguajar, ritos e formalismos que talvez não façam sentido para pessoas de outras carreiras. Mas, sejamos sinceros, quantas vezes não olhamos para amigos publicitários (ou de profissões “mais descoladas” que a nossa) e ficamos com um pouco de inveja daquela roupa mais à vontade durante o verão? Eu já tive várias vezes, tanto que agora procuro trabalhar de forma mais informal.

HSM Expomanagement 2015
Descontraído, palestrando no HSM Expomanagement 2015

Assim, mesmo sem abrir mão de nossos valores e da personalidade inerente da nossa profissão, podemos (e acho que devemos) aprender algumas coisas com o pessoal de outros setores. Principalmente hoje, com a imersão da nossa vida no mundo online, não podemos deixar de modernizar o nosso dia-a-dia no trabalho. Assim, diversas são as ferramentas que podem nos ajudar a tornar o nosso labor tão suado em algo mais fácil e, porque não, mais leve. Para isso, devemos olhar com atenção para as lições que os nossos amigos que trabalham com tecnologia têm para nos ensinar.

Sabendo que no dia-a-dia corrido que temos, seja dentro da empresa, para resolver os diversos “pepinos” que nos são entregues pelas outras equipes, ou no escritório, com múltiplos prazos para entregar contratos e petições complexas, resolvi fazer essa lista de ferramentas inovadoras que fogem do óbvio e estão sendo usadas por diversas empresas.

Utilizo todos os serviços relacionados abaixo diariamente e acredito que essa lista vai ajudar você a, não só facilitar o seu trabalho, mas, também, economizar muito tempo e dinheiro.

1 - Slack

Ferramenta de Comunicação

Quem pode se beneficiar mais: escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: É o fim da comunicação por e-mail dentro do seu escritório ou departamento jurídico. O Slack é um serviço de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. Enquanto o e-mail ainda é um excelente meio de comunicação com pessoas de fora da sua organização, o Slack simplifica e centraliza todas as comunicações possíveis.

Há várias formas de personalização. Por exemplo, sua equipe de contencioso ou contratos pode der um canal próprio. Ou o time que está trabalhando em um projeto específico pode ter outro canal, onde não só as conversas, mas os documentos ficam todos em um só lugar.

Veja o depoimento que achei em um site de tecnologia:

“O mais comum é deixar o papo interno por email, que todo mundo odeia, ou por algum serviço arbitrário de chat. Algumas empresas obrigam o uso de ferramentas internas que são geralmente odiadas pelos funcionários, seja por razões práticas ou simplesmente estéticas.

Ser obrigado a usar Slack é como ser obrigado a ganhar um aumento de salário; até hoje não achei alguém que se incomoda com isso. E quando todos da sua equipe se comunicam em um só lugar, buscar por um arquivo antigo é milhões de vezes mais fácil. Ainda mais com uma busca poderosa e com a possibilidade de adicionar uma estrela em mensagens e arquivos importantes, como no Gmail”.

O legal do Slack é que tem versão para celular e computador, ou seja, toda comunicação da empresa fica concentrada nele, que tem uma interface muito mais amigável do que qualquer ferramenta de e-mail e dispensa a utilização de qualquer aplicativo de chat não voltado para utilização no trabalho, como whatsapp, por exemplo.

Contras: Por enquanto, só há versão em inglês.

Valor: Gratuito. Há custo de US$ 80/ano por usuário para ter histórico de mensagens e integrações externas ilimitadas.

2 - Mailchimp

Gerenciamento de E-mails

Quem pode se beneficiar mais: Escritório de advocacia de todos os portes

Por que usar: Se o Slack irá eliminar a troca de e-mails dentro do seu escritório, o Mailchimp irá simplificar os e-mails para fora dele. Quase todo escritório de advocacia tem alguma política de envio de e-mails para seus clientes e contatos, geralmente através de envio de newsletter. Mas, geralmente, os escritórios enviam a newsletter e a campanha de marketing por e-mail acaba por aí. Ou o escritório quer começar a enviar e-mails periodicamente, mas não sabe nem por onde começar.

O Mailchimp ajuda a criar campanhas, permite saber quantas pessoas da sua lista receberam o e-mail, quem abriu e leu, quem encaminhou para outras pessoas, etc. Ainda possibilita a personalização dos e-mails, elaboração de testes A/B (para saber qual conteúdo tem uma melhor receptividade) e programação de envio dos e-mails no horário que você achar mais conveniente. Você pode importar sua lista de contatos de sua fonte atual, ou de outro banco de dados, como o LinkedIn. Você pode integrar ao seu website e quando a pessoa se cadastra, o contato vai direto para sua lista de envio de e-mails, que você pode categorizar da forma que achar mais interessante.

O site tem à disposição vários modelos para a produção da sua campanha de e-mails, mas você pode produzir uma completamente nova a partir de formatos já existentes.

Contras: Por enquanto, só há versão em inglês.

Valor: Gratuito até 12 mil e-mails por mês, para até 2 mil assinantes. Quem tiver uma base de clientes maior poderá optar pelos planos pagos, cujos preços variam entre U$10 e U$240, este último valor para o limite de 50 mil pessoas. Há ainda planos de preços personalizados, voltados àqueles que precisam enviar newsletters para ainda mais pessoas.

3 - Podio

Gerenciamento de Tudo

Quem pode se beneficiar mais: escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Imagine se livrar do seu programa de Time-Sheet, gerenciador de documentos e controlador de prazos e trocar por uma única ferramenta na nuvem que você pode adaptar as suas necessidades. O Podio faz tudo isso e mais um pouco. Fica difícil explicar o que é o Podio, pois tudo no Podio é adaptável e ele reúne diversas funcionalidades, mas eu defino como uma plataforma de gerenciamento multiuso. O Podio tem áreas de trabalho onde as equipes colocam seus aplicativos mais usados, tais como Time-sheet, gerenciador de orçamento ou prazos, podendo trabalhar de forma cooperativa sobre cada aplicação. O melhor de tudo: já há uma gama enorme de aplicativos pré-elaborados por outros usuários (ou pela própria equipe do Podio) que você pode trazer para sua área de trabalho e adaptar para a sua necessidade.

Vejam como usei o Podio para escrever esse texto:

Contras: Comparado com as demais aplicações sugeridas aqui, o visual do Podio não é dos mais atrativos e como tem muitas funções, o início pode ser um pouco complicado.

Valor: Com o plano gratuito você já pode, na maioria dos casos, aposentar quase tudo que usa no dia-a-dia.

4 - Buffer

Publicação em Redes Sociais

Quem pode se beneficiar mais: Escritório de advocacia de todos os portes

Por que usar: Cada vez mais precisamos estar presentes nas redes sociais (facebook, twitter, LinkedIn, etc.). Mas, publicar em todas elas, dá trabalho e consome muito tempo. O Buffer permite, de uma vez só, publicar (do computador ou do celular), de forma muito fácil, qualquer coisa em todas as redes sociais ao mesmo tempo e ainda acompanhar as estatísticas de cada publicação. O legal é que ele programa a publicação para a melhor hora em cada rede social. Por exemplo, eu posso publicar esse post no LinkedIn e no Facebook e o Buffer determina que a publicação no LinkedIn ocorrerá as 10 da manhã e no Facebook ao meio-dia, pois nessa hora é que tem mais gente acessando cada uma das redes sociais. Clique aqui para um tutorial em português sobre como publicar com o Buffer.

Contras: Por enquanto, só há versão em inglês.

Valor: Gratuito até 10 publicações agendadas ao mesmo tempo (já é muita coisa e geralmente quase nenhum advogado do universo publica mais do que isso).

5 - Arbitranet

Arbitragem Online

Quem pode se beneficiar mais: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Todo advogado reclama do Judiciário e gostaria de um processo resolvido muito rápido, por alguém que dedica tempo e entende da matéria em discussão e tudo isso por um custo razoável. Sou suspeito para falar, pois sou um dos fundadores da empresa, mas a Arbitranet oferece exatamente isso. A arbitragem já se consolidou no Brasil, mas as pessoas têm a ideia de que processos arbitrais servem somente para resolver casos complexos de forma cara e não tão rápida. A Arbitranet trouxe uma alternativa viável ao Judiciário para diversos tipos de conflitos que não são atendidos pelas câmaras arbitrais tradicionais.

Todos os árbitros da Arbitranet possuem pós-graduação e também têm experiência prática nas mais diversas áreas do mercado. São diretores de grandes empresas ou advogados de escritórios tradicionais acostumados com a elaboração e solução de controvérsias dos contratos que julgam na Arbitranet.

O procedimento arbitral é todo online. Caso necessário, inclusive a audiência ocorre pela internet, não tomando tempo com deslocamentos desnecessários. Para garantir que o seu conflito seja resolvido pelo sistema da Arbitranet é recomendado a inclusão da Cláusula Compromissória em seus contratos.

Contras: Pelo valor, em geral, processos de contencioso de massa não compensam.

Valor: R$ 10.000,00 por processo. Há a possibilidade de assinatura anual, onde paga-se R$ 1.000,00 por mês com direito a um processo por mês.

6 - acordofacil.com

Negociação Online

Quem pode se beneficiar mais: Departamentos Jurídicos com volume razoável de processos de consumo ou trabalhista

Por que usar: acordofacil.com acaba com a maior dor de cabeça de qualquer departamento jurídico, pois elimina grande parte dos processos de consumo ou trabalhista através de uma plataforma de negociação online. Ao invés de dispender preciosos recursos com correspondentes em todo o país e manter uma estrutura cara para um processo que no final provavelmente vai perder, a empresa fornece a política de acordos para a acordofacil.com (se não tiver uma política de acordo, a acordofacil.com auxilia na elaboração) que entra em contato com os consumidores para fechar os acordos. O consumidor coloca sua proposta de acordo (tem três tentativas) no sistema da acordofacil.com e, se a proposta estiver dentro da política de acordo da empresa, um acordo é gerado na hora e assinado eletronicamente.

Contras: Para efetivamente se beneficiar do acordofacil.com, a empresa deve possuir uma política de acordo que se aproxime das expectativas mínimas dos demandantes. O maior ganho das empresas é na economia com os custos de manutenção do processo e não com o valor do acordo em si.

Valor: 5% sobre o valor de cada acordo ou uma assinatura mensal se a empresa tiver um volume alto de processos.

7 - SurveyMonkey

Pesquisas Online

Quem pode se beneficiar mais: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Você sabe como seus clientes avaliam seu trabalho? Quantos recomendariam você para outros clientes? Você sabe o que os outros departamentos da sua empresa esperam do seu trabalho? SurveyMonkey permite você fazer pesquisas de todas as complexidades para qualquer pessoa, sejam clientes (atuais e potenciais) se você for de um escritório de advocacia ou, demais departamentos, se você for de uma empresa. Claro que o melhor de tudo não é só a facilidade de fazer as pesquisas, mas é possível controlar totalmente as respostas, quem respondeu, quando, etc.

Você pode criar uma pesquisa completamente nova, dando-lhe um título e escolhendo uma categoria, ou usar um modelo pronto. O SurveyMonkey oferece recursos para a personalização das pesquisas. É possível escolher temas e o que deve aparecer no questionário (títulos, botões, etc.), de forma intuitiva e muito fácil.

Contras: O plano gratuito oferece pouco e, provavelmente, se você precisa fazer pesquisas com seus clientes, vai ter que aderir a algum plano pago.

Valor: O plano básico gratuito é limitado a dez questões e 100 respostas por questionário. Há ainda as opções Plus (49 dólares por mês), Gold (599 dólares por ano) e Platinum (1599 dólares por ano), com diferentes recursos.

8 - Clicksign

Assinatura Eletrônica de Documentos

Quem pode se beneficiar mais: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Qualquer instrumento jurídico requer assinatura e quando diversas partes têm que assinar o mesmo documento, isso pode virar uma dor de cabeça. A Clicksign simplificou muito a assinatura de documentos. Não é mais preciso: estar no mesmo lugar; enviar o documento por motoboy; digitalizar o documento cada vez que alguém tem que assinar; adquirir uma assinatura digital. Com a ferramenta da Clicksign você pode assinar qualquer contrato, sem qualquer complicação, com várias formas de verificação: E-mail, IP e CPF. Se for necessário, pode-se utilizar uma autenticação avançada por SMS, cartão de crédito, e-CPF e biometria. Tudo sem ter que levantar do computador, com um simples clique.

Contras: O valor pode ser um pouco elevado dependendo da quantidade de documentos.

Valor: O valor inicial é de R$ 25,00/mês para 5 documentos (aproximadamente 20 assinaturas). Mas o valor vária em razão do número médio de documentos assinados por mês.

E aí, a lista foi útil para você? Tem outras ferramentas online para advogados ou site que você gostaria que estivesse aqui? Comente abaixo!

Author Info

Alexandre Viola

CEO e Fundador da Arbitranet. Mestre em Análise Econômica do Direito e Especialista em Resolução Online de Conflitos (Arbitragem Online).

https://arbitranet.com.br

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